Zpracování a ochrana osobních údajů

1.

Společnost TOPR KLIMA s.r.o., se sídlem Mahenova 348/4, Stránice, 602 00 Brno, Česká republika, IČ 292 99 632, DIČ CZ292 99 632, která je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl C, vložka 72321, kontaktní e-mailová adresa info@topr-klima.cz (dále jen „Společnost“).

Osoba využívající služby Společnosti, u nichž dochází ke zpracování osobních údajů Společností (dále jen „Subjekt“).

Ve Společnosti dbáme na ochranu osobních údajů, vyplývajících zejména ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) stanovuje tyto zásady pro zpracování osobních údajů.

Tímto dokumentem Společnost poskytuje informace, které osobní údaje a za jakým účelem zpracovává a jaká práva a povinnosti náleží Subjektu, jejichž osobní údaje Společnost zpracovává. Zpracování osobních údajů se může lišit v závislosti na Vašem vztahu se Společností (zákazník, zaměstnanec, dodavatel, návštěva, uchazeč o zaměstnání aj.)

Máte-li jakékoli dotazy ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, můžete kontaktovat Společnost zprávou zaslanou na e-mailovou adresu info@topr-klima.cz.

Tento dokument může být dle potřeby revidován a aktualizován.

Společnost zpracovává osobní údaje ručně i automatizovaně, vede evidenci veškerých činností, při kterých dochází ke zpracování osobních údajů.

2.

Společnost je správcem osobních údajů, určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Osobní údaje zpracovává Společnost sama, respektive zaměstnanci Společnosti, kteří jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a to i po skončení pracovního poměru ve Společnosti.

Osobním údajem se ve smyslu čl. 4 odst. 1 Nařízení rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné osobě (tj. Subjektu údajů), kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, např. jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby.

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

Souhlas se zpracováním osobních údajů je udělován bez časového omezení, avšak pouze po dobu nezbytnou k naplnění účelu jejich zpracování. Subjekt má právo přístupu ke svým osobním údajům a právo na opravu svých osobních údajů.

3.

Základní zásady zpracování osobních údajů Společností
zpracovává osobní údaje ve vztahu k Subjektům údajů korektně, zákonně a transparentně,
shromažďuje osobní údaje pouze pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely a dále je nezpracovává způsobem, který je s těmito účely neslučitelný,
zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány,
zpracovává pouze takové osobní údaje, které jsou přesné a v případě potřeby aktualizované; Společnost k tomuto účelu přijme veškerá rozumná opatření, aby osobní údaje, které jsou nepřesné s přihlédnutím k účelům, pro které se zpracovávají, byly bezodkladně vymazány nebo opraveny,
ukládá osobní údaje ve formě umožňující identifikaci Subjektů údajů po dobu ne delší, než je nezbytné pro účely, pro které jsou zpracovávány,
zpracovává osobní údaje způsobem, který zajistí náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.

Společnost odpovídá za dodržení všech výše uvedených zásad a musí být schopna dodržování těchto zásad doložit.

Společnost je oprávněna zpracovávat osobní údaje pouze na základě některého z právních důvodů zpracování stanovených právními předpisy. Pouze pokud není dán jiný právní důvod zpracování, musí Společnost získat souhlas Subjektu údajů.

4.

V souvislosti s činností Společnosti jsou zpracovávány níže uvedené osobní údaje

jméno a příjmení,
bydliště, případně kontaktní adresa,
kontaktní telefonní číslo,
kontaktní elektronická (e-mailová) adresa.

Pokud Subjekt jedná prostřednictvím zástupce, Společnost zpracovává rovněž identifikační a adresné údaje tohoto zástupce.

V případě, kdy se Společností komunikuje právnická osoba, Společnost zpracovává následující osobní údaje přiřaditelné k této právnické osobě, a to jméno a příjmení osoby, která za právnickou osobu jedná; u této osoby dále zpracováváme osobní údaje týkající se kontaktního telefonního čísla a kontaktní emailové adresy, funkce či pracovního zařazení.

Dále Společnost zpracovává

zákaznické číslo zákazníka,
údaje o zakoupeném zboží a/nebo odebíraných službách (datum objednávky, datum předání zboží, druh, specifikace a množství zboží nebo služby, cena),
údaje z komunikace mezi Společností a zákazníkem (písemná nebo elektronická komunikace, záznamy telefonických hovorů, …),
fotodokumentace místa provedení a samotné provedení služby,
údaje o platební morálce,
kamerové záznamy,
údaj o zasílání newsletter.

Společnost provádí průběžně aktualizaci zpracovávaných osobních údajů, zejména tehdy, pokud Společnost zjistí nesprávnost některého ze zpracovávaných osobních údajů nebo Společnost obdrží od Subjektu údajů informaci o změně některého ze zpracovávaných osobních údajů.

5.

Pokud používáte webové stránky pouze pro informativní účely, tj. pokud nevyužíváte služby Společnosti, nezaregistrujete se, ani jinak neposkytujete informace, Společnost neshromažďujeme žádné osobní údaje s výjimkou dat přenášených vaším prohlížečem.

6.

Společnost dále zpracovává osobní údaje za účelem plnění povinností uložených právními předpisy. Z důvodů vyžadovaných zákonem o účetnictví a dalšími právními předpisy, zejména z oblasti daňové správy, Společnost po stanovenou dobu uchovává dokumenty (v elektronické nebo papírové podobě) obsahující osobní údaje, zejména faktury a dokumenty, z kterých vyplývá právní důvod pro vystavení faktur (tj. zejména objednávky a smlouvy) obsahující identifikační a adresní údaje zákazníků, údaje týkající se prodaného zboží a poskytnutých služeb, vyúčtované ceny.

Právním důvodem pro zpracování osobních údajů je jeho nezbytnost pro splnění právních povinností Společnosti. Souhlas Subjektu k tomuto zpracování se nevyžaduje. Tyto osobní údaje Společnost získává od zákazníků nebo z průběhu obchodního vztahu.

Osobní údaje Společnost zpracovává po dobu stanovenou právními předpisy.

7.

Prostory Společnosti, které jsou určené pro styk se zákazníky nebo dodavateli, jsou snímány kamerovým systémem. Toto snímání zahrnuje rovněž ukládání kamerových záznamů osob, které jsou rovněž osobními údaji, a to za účelem zlepšování poskytovaných služeb, prevence vzniku škod, případně za účelem vymáhání oprávněných nároků nebo ochrany práv Společnosti.

Oznámení o snímání kamerovým systémem s odkazem na tyto zásady je umístěno na vhodných místech tak, aby se osoby, jejíž osobní údaje Společnost takto zpracovává, mohli seznámit se všemi významnými informacemi, včetně informací o svých právech. Právním důvodem pro zpracování osobních údajů je jeho nezbytnost pro účely oprávněných zájmů Společnosti. Souhlas Subjektu k tomuto zpracování se nevyžaduje. Tyto osobní údaje Společnost získává snímáním kamerovým systémem.

Společnost osobní údaje dle tohoto článku zpracovává po dobu čtrnácti (14) dnů, po jejichž uplynutí je záznam na kamerovém systému nahrazen záznamem novým.

V případě vzniku podezření, že došlo k protiprávnímu jednání, je Společnost oprávněna záznam z kamerového systému předat Policii České republiky a v případě zjištění protiprávního jednání je Společnost oprávněna tento záznam použít rovněž za účelem vymáhání oprávněných nároků nebo ochrany práv Společnosti. Zpracování osobních údajů v tomto případě Společnost ukončí po zániku všech nároků Společnosti nebo po zjištění, že Společnosti žádný nárok nevznikl.

8.

Pokud Společnost získá od Subjektu e-mailovou adresu a souhlas k zasílání nabídek zboží nebo služeb, je Společnost oprávněna na základě tohoto souhlasu využívat emailovou adresu pro potřeby šíření obchodních sdělení, zejména k zasílání informací o novinkách v nabídce.

Pokud Společnost získá od uživatele webových stránek Společnosti souhlas s umísťováním souborů cookies na jeho počítači, je Společnost oprávněna na základě tohoto souhlasu umísťovat do počítače této osoby textové soubory za účelem zpětného odesílání informací o chování tohoto uživatele na webových stránkách Společnosti. Před poskytnutím souhlasu musí být osoba poskytující souhlas poučena o tom, že tento souhlas lze kdykoliv odvolat.

9.

Společnost předává osobní údaje jinému Subjektu (např. soudu či finančnímu úřadu), pokud jí to ukládá právní předpis nebo je to nutné ke splnění povinnosti uložené právním předpisem či vykonatelným rozhodnutím příslušného orgánu.

Společnost při plnění svých povinností z uzavřených smluv nebo v případě ochrany svých legitimních zájmů může využívat odborné a specializované služby jiných Subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od Společnosti, mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají tyto osobní údaje pouze v rámci pokynů od Společnosti a nesmí je využít jinak. Na žádost Subjektu údajů Společnost sdělí, zda a kterému Subjektu byly jeho osobní údaje poskytnuty a další související informace.

K tomuto nakládání s osobními údaji Společnost nepotřebuje souhlas Subjektu údajů, neboť by v opačném případě nebyla Společnost schopna splnit své povinnosti ze smlouvy, resp. k tomuto poskytnutí dochází z jeho nezbytnosti za účelem oprávněných zájmů Společnosti. Společnost nemá v úmyslu předávat osobní údaje do zemí mimo Evropskou unii.

10.

Osobní údaje jsou zpracovávány prostřednictvím informačního systému Společnosti, jehož zabezpečení před ztrátami osobních údajů i před přístupem neoprávněných osob je pravidelně ověřováno. Přístup do systému je omezen podle nastavených manažerských rolí. Bezpečnost předávání osobních údajů v elektronické podobě třetím osobám je zabezpečeno prostřednictvím přístupu do informačního systému Společnosti chráněného bezpečným heslem.

Společnost provádí při zpracování osobních údajů zejména následující technické a organizační opatření:

uzamykání prostor správce, kde se osobní údaje zpracovávají,
uzamykání osobních údajů v tištěné podobě do uzamykatelných skříní,
zpracování osobních údajů pouze odpovědnými osobami;
proškolení odpovědných osob, jak mají s osobními údaji nakládat.

Společnost zpracovávané osobní údaje průběžně aktualizuje, zejména v souvislosti se změnami, které jí oznámí zákazníci nebo které Společnost zjistí od zákazníků, jiných osob nebo z jiných veřejně dostupných zdrojů. Přístup k osobním údajům ve Společnosti mají pouze osoby, u kterých to nutně vyžaduje dosažení účelu, pro který jsou osobní údaje zpracovávány.

Zaměstnanci Společnosti mající přístup k osobním údajům jsou patřičně proškoleni o jejich ochraně a jsou povinni dodržovat mlčenlivost.

11.

Subjekt má v souvislosti s ochranou osobních údajů následující práva

na přístup k jeho osobním údajům, které zahrnuje zejména právo získat od Společnosti potvrzení, zda zpracovává jeho osobní údaje, informace o účelech zpracování, kategoriích osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se Subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
na opravu nepřesných osobních údajů; Subjekt má však současně povinnost oznamovat změny svých osobních údajů a doložit, že k takové změně došlo. Zároveň je povinen poskytnout součinnost, bude-li zjištěno, že osobní údaje, které jsou o něm zpracovávané, nejsou přesné,
právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud Společnost neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů,
na omezení zpracování osobních údajů do doby vyřešení podnětu, pokud popírá přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování,
vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu Společnosti (např. na zasílání obchodních sdělení); v případě, že nebude prokázána existence závažného oprávněného důvodu pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami Subjektu údajů, Společnost zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu,
kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů, pokud je Společnost zpracovává na základě jeho souhlasu; tímto odvoláním souhlasu však nebude dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním,
obrátit se s podnětem nebo stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Účinnost

Tyto zásady jsou účinné od 1. 1. 2021

Vaše důvěra je pro nás důležitá.

TOPR KLIMA s.r.o.